Sleuteldagbeleid

Beste RC collega's,
 
afgelopen sleuteldag bij Nordicar liep ik tegen hetvolgende aan, ik heb dit in eerste instantie aan Bas gemailt en kreeg van hem het advies het op het regiocoördinatoren forum te zetten. Hier een kopie van mijn mailtje aa hem met daarin mijn probleem.
 
Ik wilde even wat vragen over het sleuteldag beleid, dit omdat ik afgelopen sleuteldag bij Nordicar toch ergens tegenaan ben gelopen.
Adriaan Versluijs had zich aangemeld en van mij de maximale brugtijd (180 min) gekregen, hij had echter zelf via de mensen van Nordicar geregeld dat hij een brug de hele dag kon gebruiken inclusief een monteur van Nordicar. Ik kan me voorstellen dat Nordicar daarmee heeft ingestemd omdat ze dan de monteur en onderdelen in rekening konden brengen, ik heb de mensen bij Nordicar er wel op gewezen dat ik dacht 8 bruggen tot mijn beschikking te hebben en dat werden er dus ineens 7, en dat een dag voor de sleuteldag. De ochtend zelf zelf maar 6 omdat er een XC90 niet de brug af kon.
Vervolgens, op de dag zelf, wilde Adriaan geen monteur van Nordicar maar wel de brug een hele dag, en omdat het een sleuteldag van de V700V was hebben zij (nordicar) hier maar niet moeilijk over gedaan, maar leuk vonden ze het niet.
Nu heeft Adriaan dus uiteindelijk een hele dag voor niets op de brug gestaan, had hij bleek later, zijn eigen onderdelen bij zich (die had Nordicar toch niet zei hij) en heeft hij een meegeplande brug een hele dag bezet gehouden ten koste van anderen die daardoor dus niet hun klusjes konden doen.
Ik vind dit echt niet leuk en eigelijk zelfs onacceptabel, maar weet niet zo goed hoe ik dit moet/kan aanpakken om het voor een eventuele volgende keer te voorkomen.
Ik hoop dat jij en of het bestuur mij hiermee kunnen helpen of adviseren.

Ik heb inmiddels van de mannen van Nordicar begrepen dat zij ook niet echt blij met de situatie waren en ze denken er sterk over om de brughuur alsnog bij Adriaan in rekening te brengen, dit omdat er uiteindelijk geen monteur is betaald, geen onderdelen zijn afgerekend én geen brughuur is betaald daar het een sleuteldag van onze vereniging was en Adriaan dus eigenlijk een hele dag (van 9:00 t/m 19:00) gratis een brug en gereedschap heeft kunnen gebruiken door handig door de mazen van de regels van Nordicar en onze vereniging heen te slalommen..... Door mij te zeggen dat hij het met NC had geregeld en tegen NC te zeggen dat hij het met mij had geregeld.
Dit uiteindelijk ook tot ergernis van andere leden die niet begrepen waarom zij (te) weinig tijd hadden voor hun klus en Adriaan wél een hele dag op de brug kon staan. Ik kan mij goed voorstellen dat dit scheve gezichten opleverd en ik wil dit ook zeker voor een eventuele volgende keer voorkomen en hoop daarbij op jullie advies.
Gulle Groet,
 
 

Miquelangelo1969 schreef : ................Door mij te zeggen dat hij het met NC had geregeld en tegen NC te zeggen dat hij het met mij had geregeld..

Oh, dat had ik uit jouw berichtje niet begrepen.Ik had al wel geschreven dat ik dacht, dat hij waarschijnlijk geheel kosteloos een brug bezet had gehouden, wat niet de bedoeling is en dat hij daar dus geen rekening voor kreeg gepresenteert.
Enfin, voor de volledigheid mijn antwoord op bovenstaande mail van Miquel:

ik schreef : Miquel, Dat is inderdaad erg vervelend en zelfs in strijd met de regels voor de sleuteldag. Ik ken volgens mij Adraan Versluijs zelf niet, behalve dat het volgend mij die 960 is, waar voor 15 ruggen aan gesleuteld is om er 300+ PK's uit te krijgen. Heb je dit bericht trouwens ook gezonden aan bestuursleden? Ovreigens denk ik, en eigenlijk juist specifiek hiervoor, heb ik het regiocoordinatorforum live willen hebben, zodat je er zit soort zaken neer kan zetten.Dat moderators hierop reageren kan, maar is eigenlijk niet de bedoeling.Mede RC reacties wel, maar ook het bestuur leest daar mee, dus dat is zeker de juiste plek. Ik zou het daar nog eens neerzetten, dan kunnen we er daar over discussieren. Maar resumé,?De regels voor de sleuteldag zeggen onder andere, dat je max 180 minuten krijgt. Punt.Het gast bedrijf is een gastbedrijf en die dient de vraagsteller door te verwijzen naar jou, omdat jij de planning maakt en voor de gang van zaken op die dag verantwoordelijk bent.Adriaan passeert jou op vervelende wijze en mag daar best op aansproken worden. Ik denk door het bestuur, maar dat even in overleg, lijkt me, met Jan.Eigen onderdelen meenemen, is ook niet toegestaan, tenzij uitdrukkenlijke toestemming van het gastbedrijf en met kennisgeving naar jou.Adriaan heeft neem ik aan de rekening voor de monteur ook niet betaald??? Ik laat sleutelaars nooit direct contact opnemen met het gastbedrijf, tenzij door mij aangegeven dat ze dat kunnen doen, maar als ik er niets vanaf weet, gebeurd het niet.Ik wil niet zeggen dat je het had kunnn voorkómen, maar wellicht is het een goede kanttekening voor de volgende keer.Is wel ietsje meer werk, want nu moet je zelf gaan bellen en ligt de aanwezigheid van de juiste onderdelen bij jou, ipv gastbedrijf, maar so be it. Verdiend geen schoonheidsprijs en ik ben het volledig met je eens.Mijn insteek had geweest, hem na 3 uur van de brug te sturen, er is met jou immers niet overlegd.Om de goede band met Nordicar te behouden, moeten we dit wel voorzichtig oppakken, naar hen toe, ook even in overleg met bestuur.Het zou jammer zijn als we door zo'n akkefietje een adres als Nordicar kwijtraken. Ik lees het weer, Groet, Bas

Of eigenlijk had ie gewoon de brug niet op gemogen, als ie dit soort 'grappen' uithaalt.
Zou Jan, René of Maarten hier even een licht op kunnen schijnen?

We zitten als bestuur NU (ja exact op dit moment) bij elkaar, we nemen dit mee en er komt wel een reactie aan het eind van de avond.

Na telefonisch overleg met Miquel tijdens de vergadering (handig die handsfree functionaliteit) hebben we de volgende afspraken gemaakt.
Miquel neemt contact op met Adrian en spreekt hem aan op zijn ontoelaatbare gedrag.
Vanuit het bestuur wordt contact opgenomen met Nordicar, gewoon om te laten zien dat we dit zien en dat we op dit soort dingen actie ondernemen.
Zo, nu eerst naar bed, na een uurtje of 7,5 slaap sinds zaterdag middag ben ik echt even afgedraaid.

Hou me (ons) op de hoogte, zou ik zeggen.Goed dat het opgepakt is en er actiestappen zijn gemaakt.

Voor wat het nu nog waard is.
Volledig onacceptabel gedrag. Goed dat er vanuit het bestuur actie wordt ondernomen. Dit soort zaken gewoon dezelfde dag regelen alsaar. Regels zijn regels. Ik had ook iemand in Ameide die zn eigen olie bij zich had. Hij kon kiezen: of olie afnemen en filter etc, of van de brug af. Hij heeft toch afgenomen omdat hij het wel begreep.
Men probeert het altijd, dat blijkt maar weer.

Beste RC's,
Naar aanleiding van het bovenstaande heeft het bestuur contact met mij opgenomen en hebben we besloten om het 'bewuste' lid hierop aan te spreken.
Hieronder de brief zoals ik hem verzonden heb.Beste Adriaan,  Naar aanleiding van de sleuteldag, afgelopen zaterdag bij Nordicar te Heerhugowaard, even het volgende.Het feit dat jij, ondanks je inschrijving via de V700Vereniging, zelf met Nordicar hebt geregeld dat je de hele dag een brug en monteur tot je beschikking zou hebben heeft, bij mij als regiocoördinator én bij andere leden, nogal wat scheve gezichten opgeleverd.Daar wilde ik toch even het een en ander over kwijt.  Ik heb van Ingmar van Nordicar begrepen dat jij met hun had afgesproken dat jij op de sleuteldag van de vereniging een brug én een monteur (nl. Peter) zou ‘huren’ wat op zich natuurlijk geen probleem hoeft te zijn, hoewel het misschien niet handig is dit op een sleuteldag van de vereniging te doen aangezien ik mijn planning baseer op het kunnen gebruiken van 8 bruggen.  Op de dag zelf kreeg ik dus te horen dat er 2 bruggen minder zouden zijn, dus 6 ipv van de verwachtte 8, dit omdat er een XC90 niet van de brug af kon en omdat jij er eentje de hele dag zou gebruiken. Dit had natuurlijk tot gevolg dat mijn planning behoorlijk in de war liep en ik hoogstwaarschijnlijk mensen moest gaan teleurstellen.  Daarnaast heb jij op de dag zelf besloten dat je geen monteur nodig had, dit ook onder het mom van ‘het is toch een sleuteldag van de 700 vereniging’ dan mag ik zelf sleutelen. Dit weer tot ergernis van de mensen van Nordicar, oa. Peter die speciaal een dag had vrijgenomen voor jou. Maar goed dat is tussen Nordicar en jou. Wat mij echter wel steekt is dat jij je had ingeschreven via de site, ik heb ook een inschrijfformulier van je ontvangen, en je je daarmee dus eigenlijk ook aan de regels van de sleuteldag zou moeten houden. Wat inhoud dat je maximaal 6 x 30 minuten brugtijd kan krijgen én dat je geen eigen onderdelen gebruikt.  Aan beide regels, die je als lid inmiddels toch wel behoort te kennen, heb je je niet gehouden én je hebt Nordicar voor niets een monteur laten komen opdraven én je hebt geen brughuur aan Nordicar betaald.Daarnaast hebben andere leden die wilde sleutelen hun dingen niet kunnen doen terwijl ik ze dat wel had toegezegd. Ik vind dit, als regiocoördinator, absoluut onacceptabel. Zowel naar mij toe als naar Nordicar en natuurlijk naar de andere leden die zich wel gewoon aan de spelregels houden.  Ik heb dit inmiddels en met Ingmar én met het bestuur van de vereniging besproken en we hebben besloten je hier toch op aan te spreken.Aangezien ik dit soort dingen in de toekomst absoluut wil voorkomen zal je in de toekomst ook alleen nog maar gebruik kunnen maken van de sleuteldag als je je aan de spelregels van de vereniging, ten aanzien van de sleuteldagen, houdt.  Dat houdt in:   - Het ‘nieuwe’ inschrijfformulier moet volledig ingevuld via de secretaris bij mij terecht komen, pas wanner je een bevestiging hebt ontvangen en je op de site staat ingepland is je inschrijving definitief.- Je kan maximaal 6 x 30 minuten brugtijd krijgen die worden aangegeven door de regiocoördinator. Wanneer de RC een klus niet haalbaar acht stelt hij je hiervan op de hoogte en kan de klus dus ook niet gedaan worden op de sleuteldag. -Je neemt geen eigen onderdelen mee, alle benodigde onderdelen worden vooraf doorgegeven via het inschrijfformulier en worden besteld door de RC en zullen indien mogelijk door het gastbedrijf  op de sleuteldag geleverd worden.- Er worden geen afspraken met het gastbedrijf buiten de RC om gemaakt, alle communicatie betreffende de sleuteldag lopen via de RC. Overige afspraken die niet via de RC zijn gegaan gelden die dag niet. Hierin heeft de RC het ‘laatste woord’.  Ik hoop dat je begrijpt dat we deze regels moeten handhaven om teleurstelling bij andere leden én het goed verlopen van een sleuteldag kunnen garanderen.Daarnaast is een goede en duidelijke communicatie tussen de vereniging en het gastbedrijf natuurlijk van groot belang om de relatie tussen de vereniging en het gastbedrijf te waarborgen en zo de sleuteldagen en de sleutelplekken ook in de toekomst te behouden.  Ik hoop op je begrip hiervoor en zie je graag terug op een van onze sleuteldagen.   Met Vriendelijke Groet,  Miquel EngelenRegiocoördinator Noord-Holland & FlevolandVolvo 700 Vereniging

Netjes op zich en duidelijk ook.
Maarre, ik weet niet precies hoe Adrian in elkaar zit, mar hij kan het ontvangen natuurlijk ontkennen als de brief (per post, neem ik aan?) niet aangetekend is verzonden.
Ben benieuwd naar zijn reactie.

Ik heb daar ook over nagedacht, en zal de brief per post aangetekend versturen..... als ik van Mark of de secretaris zijn adres kan krijgen?
 
GG,
 

Hallo RC's
Even een kleine toevoeging van mijn kant.
TNT garandeert als ik me niet heel hard vergis, dat 93% van alle post aankomt.  Aantekenen is dus niet altijd nodig om er (redelijk) zeker van te zijn, dat het poststuk aankomt.  Wil je echt heel zeker zijn, laat de brief dan aantekenen "met handtekening retour".  Is nog iets duurder (voor klanten rekenen wij (de concurrent) 6,75 euro voor gewoon aantekenen en 8,15 euro voor "met handtekening retour".  "Aangetekend" gaat bij ons wel altijd via TNT.), maar de ontvanger of degene die hij/zij gemachtigd heeft om de post op te halen, moet dan tekenen op de bon die jij retour krijgt.
Vraag is of je met aantekenen het doel bereikt dat je wilt bereiken.  Je wijst hem niet alleen op z'n fouten (geheel terecht overigens), maar doet dat ook nog via een aangetekende brief.  En dat middel is misschien wat aan de zware kant.
groetjes
Mathy