open vraag aan t bestuur

Heren,

Ik begrijp dat u op regelmatige basis bij elkaar komt om te vergaderen.
Kunnen wij als betalende leden inzicht krijgen in de stukken van die vergaderingen? En is er ook een verslag van de vergaderingen in te zien?
Zo ja, is het een idee om die stukken te plaatsen op de site, in een gesloten deel alleen voor leden?
Ik stel deze vraag omdat de vereniging natuurlijk een open karakter heeft en bij elke ALV blijkt toch maar weer dat er blijkbaar behoefte is aan "contact met het bestuur". Daarbij kan het plaatsen van vergaderstukken een bijdrage zijn om iedereen te informeren over de voortgang van de vereniging.
Hoe ziet u dat, als bestuur? 

Beste bestuursleden,
Wegens alle commotie omheen de toekomstige oude en vervuilende autos ban te Amsterdam is het lid worden van de FEHAC wel een verstandige zet voor onze vereniging. Dit onderwerp is tijdens de ALV aan de orde gekomen en naar ik meen aangenomen? Ik ben dus benieuwd wat de status is van de eventuele aanvraag. Ik ben al een beetje zoekende geweest hier op het forum maar dat is blijkbaar niet de juiste plaats?

Vriendelijke groet,


Rudiger

Beste Mark en Rudiger,
Wat mij betreft is er op zich zelf niks op tegen om notulen in het leden gedeelte te publiceren. Het bestuur moet echter ook kunnen besturen, en als je verslag publiceert van alle bestuursbijeenkomst loop je het risico dat enkelen de behoefte bekruipt als schaduwbestuur op te treden na lezing van notulen. Het zullen vaak besprekingen zijn van de voortgang van plannen waar nog aan gewerkt wordt, dus nog niet definitief en onaf. Een broedende kip moet men niet storen......Zelf heb ik liever dat het bestuur mij alleen informeert of raadpleegt met afgeronde en uitgewerkte voorstellen, die overigens best vanuit een leden raadpleging tot stand kunnen zijn gekomen.
Als het behoefte aan contact uit de ALV moet blijken......die worden bezocht door 25 à 30 man, zelfs ik was er deze keer voor de 1ste keer ook niet bij. Of die behoefte dan ook breed gedragen wordt, of slechts door enkelen?
Rudiger, volgens mij komen de notuolen van de ALV met de volgende Factor?

Dit zal de komende bestuursvergadering meegenomen worden.
Uitslag volgt dan daarna.
Wat ik wel vooraf wil opmerken is dat als we dit voorstel volgen het dan niet de bedoeling is dat er gediscussieerd gaat worden over het verslag. Daar is een ALV voor.

Kort en krachtig: NEE.
De vereniging slokt al een hele berg schaarse vrije tijd van ons op als bestuur en ik wil als bestuur bezig zijn met nuttige zaken en niet verzanden in een berg pennelikkerij. Bovendien heb ik geen zin dat achteraf ieder woord dat op de bestuursvergadering is gezegd, door een ieder wordt becommentarieerd en gewikt en gewogen. Dat heeft niets te maken met dingen onder de hoed houden of  geheimen hebben, maar dit idee heeft meer met een politieke partij te maken dan met een autoclub. En het is niet mijn idee van hoe e.e.a. werkt. Wij hebben het mandaat van de leden, besteden onze tijd nuttig voor de club en als leden nadere info willen hebben over hoe en wat, dan zijn de lijnen kort om met één van ons contact op te nemen. Telefoonnummers staan in de ledenlijst. Lijkt me geen ivoren toren. Bovendien is er op de diverse clubactiviteiten( gemiddeld 1x per maand) altijd wel iemand van het bestuur aanwezig, waar men zijn of haar vragen aan kwijt kan. En verantwoording leggen we jaarlijks af aan onze leden.
En voor de belangrijke beslissingen wordt altijd de ALV gevraagd over ja of nee. En deze manier van besturen lijkt mij voldoende en behoeft geen nadere uitbreidingen en verslagen.

Met vriendelijke groet,

Jan Snijder, voorzitter. 

Zoals het een goed secretaris betaamt sluit ik me aan bij de wijze woorden van onze voorzitter. Even zonder dollen: een hoop van de zaken en voorstellen die op een bestuursvergadering aan de orde komen halen de eindstreep niet of in zeer gewijzigde vorm. Als deze in een voortijdig stadium gepubliceerd worden loop je het risico dat ideeen die in het kader van de discussie geventileerd en genotuleerd worden een eigen leven gaan leiden en dat er vervolgens op het Forum discussie gaat ontstaan over onderwerpen die geen onderwerpen zijn, wat zowel voor de leden als voor het bestuur kan vertroebelen waar het echt om gaat in dat geval. Uit ervaring (niet binnen deze club gelukkig!) weet ik hoe vervelend het kan zijn als van halve zaken hele waarheden worden gemaakt, dat is in niemands belang. Ander voorbeeld: onder de ingekomen stukken zijn ook wel eens persoonlijk getinte zaken die, omdat ze in een ingezonden stuk staan, besproken en genotuleerd moeten worden. Deze zaken horen tussen bestuur en briefschrijver te blijven, en om een "gecensureerde" versie van de notulen te maken lijkt me geen goed plan, want dan zou men zich kunnen afvragen wat we nog meer "onder de pet houden".
Wat betreft de verantwoording, die leggen we inderdaad een keer per jaar officieel af, maar de rest van het jaar zijn we ook aanspreekbaar. Het bestuur is actief op het Forum, schrijft in de Factor waar men mee bezig is en kan altijd gebeld of gemaild worden.
Met vriendelijke volvogroeten,
Marc Jarmuszewski
secretaris
(en nu maar hopen dat hier geen taalfouten in staan)

Hoewel er vanuit het bestuur zéker zeer valide punten komen, bekruipt mij toch ook het idee dat door in ieder geval íets te doen met de suggestei van Rudiger, wellicht meer interactie kan plaatsvinden tussen bestuur en leden. 2 richting verkeer natuurlijk.
Het bestuur bestuurt, maar als 1 keer per jaar via de ALV naar de mening van de leden gevraagd wordt, dan is dat ietwat beperkt wellicht. Het bestuur heeft ook als bestuurlijke taak voeling te houden met de wensen en ideeën die onder de leden bestaan. Misschien juist om de hoeveelheid tijd die in het besturen gaat zitten effectiever te gebruiken zou (wellicht in zeer afgeslankte vorm) aan het idee van rudiger invulling gegeven kunnen worden. Anders loopt het bestuur wellicht het risico bezig te zijn met nieuwe dingen waar de leden niet op zitten te wachten. Ik ben het helemaal met Jan eens dat het bestuur mijns inziens geen ivoren toren is. Ik krijg alleen wel een beetje het idee dat er verbetering in de interactie zou kunnen plaatsvinden als iets meer wederzijdse feedback uitgewisseld wordt.
Om kort te gaan, het bestuur hoeft wat mij betreft geen verantwoording af te leggen over de activiteiten waar zij mee bezig is, maar om goed voeling te houden met een groot ledenbestand is iets meer uitwisseling van feedback misschien juist wel iets wat onze vereniging nog verder kan brengen? Overigens wellicht ook wel een goed moment om te zeggen dat ik op geen enkele wijze ontevreden ben over de activiteiten van het bestuur. Ik voel mij heel erg op mijn gemak in de vereniging, en daar acht ik het bestuur medeschuldig aan
Just my 2 cents.

De reactie van de bestuursleden zijn helder.
Dank u.
De topic kan beschouwd worden als beantwoord en mag afgesloten worden. 

 staat voor: keep it simple stupid.
Het is mijn ervaring dat als ik zat met een vraagje over verenigingszaken, ik rechtsstreeks bij het bestuur terecht kon. Aangezien ik geen ambitie heb voor een bestuursfunctie, wil ik de tussenstanden niet weten. 

Dat is ook helemaal mijn insteek. Het is hobby en moet hobby blijven, niets meer en niets minder.
Ongedwongen en proberen een sfeer te creëren waarin een ieder zich thuis en begrepen voelt. Waar iedereen op zijn/haar manier z'n hobby kan bedrijven, de één als sleutelaar, de ander als poetser, aandacht voor de mooie auto's en ook aandacht voor de minder mooie die met soms nog meer liefde door de eigenaar op de weg worden gehouden. Voor ieder wat wils.
En als bestuur je ding doen, luisteren wat er leeft binnen de club. En persoonlijk is mijn insteek dat ik als voorzitter alleen zichtbaar moet zijn als daar reden voor is. En anders niet en gewoon lekker meedoen met alle leuks dat deze vereniging te bieden heeft. En zoveel mogelijk mede-leden stimuleren om ook eens wat voor de club te doen. En een pittige discussie moet ook kunnen zonder elkaars respect en integriteit aan te tasten. Juist erg verfrissend naar mijn mening.
Het bestuur in haar huidige samenstelling is een heel hecht team met ieder zijn kwaliteiten en we werken met heel veel plezier met elkaar in vol vertrouwen. Dat mag best nog eens gezegd worden. En gelukkig is onze vereniging een flink aantal leden "rijk" dat zich ook bijzonder voor de club inzet. Kijk maar eens naar de webmaster met zijn team moderatoren die onze website zo geweldig verzorgen. De regio-coördinatoren die de sleuteldagen mogelijk maken. De leden die mooie ritten organiseren, ga zo maar door. Zonder jullie kunnen we als bestuur ook niks. Laat dat nog eens gezegd zijn.
Getuige de consistente groei van de vereniging hebben we het gevoel dat we op het juiste spoor zitten. ( sinds 2005 van ca. 230 leden naar ruim 440 leden in 2007) Dat betekent niet dat we genoegelijk achteruit kunnen leunen. Integendeel. We zijn druk bezig om de vereniging naar een nog beter punt te tillen, er zijn serieuze activiteiten om in welke vorm dan ook een onderdelenmagazijn van de grond te tillen en we hebben als bestuur nog een aantal ideeën welke we onderling aan het bekijken zijn en waar zeker en vast goede dingen uit voort zullen komen. En als jullie ideeën hebben, meldt ze AUB ook aan ons als bestuur.
Ik ben in de loop van de jaren van diverse (auto)verenigingen lid of lid geweest en neem van mij aan dat de V700vereniging met afstand de leukste, gezelligste vereniging is, waar iedereen in zijn waarde gelaten wordt en er geen( of nauwelijks) kinnesinne onder elkaar is.
En laten we er met zijn allen voor gaan om dat zo te houden en onze prachtige vereniging voor de toekomst nog verder uit te bouwen. Wij gaan er in ieder geval voor. En bedenk ook: wie zonder fouten is, werpe de eerste steen.

Een fijn weekend gewenst.

Jan Snijder.